Jakarta, CNN Indonesia —
Setiap kandidat harus mempertimbangkan bagaimana menanggapi email dari orang yang bertanggung jawab atas Pengembangan Sumber Daya Manusia (HRD). Anda tidak bisa sembarangan membalas email dan harus ada etika.
Karena cara Anda menanggapi email HRD dapat memengaruhi kesan profesionalisme Anda. Oleh karena itu, ada beberapa langkah yang harus dipertimbangkan saat menanggapi email HRD.
Agar reputasi Anda tetap terlihat baik dan profesional saat membalas email HRD, berikut panduan membalas email HRD. Anda perlu tahu bagaimana menanggapi email HRD
Merangkum dari berbagai sumber, cara menanggapi email HRD sebaiknya memperhatikan poin-poin penting berikut ini: 1. Bacalah isi pesan terlebih dahulu.
Sebelum membalas email HRD, pastikan untuk membaca dengan cermat dan menyeluruh isi pesan dalam email yang Anda terima.
Pahami isi pesannya, apakah itu undangan wawancara, permintaan dokumen tambahan, atau klarifikasi lainnya. Pastikan Anda tidak terburu-buru merespons tanpa memahami sepenuhnya tujuan email tersebut.2. Pilih topik yang jelas
Jika email Anda merupakan respons terhadap undangan atau permintaan HR, pastikan isi email jelas dan relevan.
Anda biasanya dapat membalas dengan menyimpan konten dari email sebelumnya, namun pastikan konten tersebut masih mencerminkan konten email.3. Salam
Sebelum menanggapi pokok pesan HRD, gunakanlah sapaan pembuka yang formal dan sopan. Jika nama penerima tidak dicantumkan dalam email gunakan nama lengkap penerima (jika ada) atau cukup “Yang Terhormat Bapak/Ibu [gelar]”.4. Membalas pesannya
Jika subjek email yang dikirimkan HRD adalah tanggapan terhadap undangan wawancara, pastikan untuk memberikan konfirmasi yang jelas atas partisipasi Anda.
Jika diperlukan dokumen tambahan, pastikan untuk melampirkan dokumen persyaratan sesuai petunjuk.5. Penutup
Akhiri email dari HR dengan salam penutup yang sopan dan formal. Setelah salam penutup, tambahkan nama lengkap Anda. Jika perlu, tambahkan informasi kontak seperti nomor telepon atau alamat email.
Contoh kalimat saat membalas email HRD
Sekarang setelah Anda mengetahui cara merespons email HRD, berikut adalah beberapa contoh yang dapat digunakan saat merespons email HRD dalam situasi berbeda, diambil dari halaman 1.1. Tanggapan melalui email konfirmasi kehadiran
Setelah melamar pekerjaan, salah satu email yang sering kita terima adalah undangan wawancara. Tanggapan Anda harus dengan jelas menyampaikan konfirmasi partisipasi dan rasa terima kasih atas kesempatan yang diberikan.
Perihal: Konfirmasi Keikutsertaan dalam Wawancara – (Nama Anda)
Sayang Bpk/Ibu(Nama HRD),
Terima kasih atas kesempatan wawancara untuk posisi (nama posisi) di (nama perusahaan). Saya ingin mengonfirmasi bahwa saya dapat menghadiri wawancara yang dijadwalkan (waktu) pada (tanggal). Saya menantikan kesempatan untuk mendiskusikan lebih lanjut kontribusi yang dapat saya berikan kepada perusahaan ini.
Jika saya perlu mempersiapkan hal lain sebelum wawancara, harap beri tahu saya.
Hormat kami, (nama Anda) (nomor telepon) (alamat email)2. Tanggapan email terhadap permintaan dokumen
HRD biasanya meminta dokumen tambahan seperti portofolio, ijazah pendidikan atau dokumen terkait lainnya setelah lamaran. Tanggapan Anda harus mencakup konfirmasi bahwa informasi dan dokumen yang diminta terlampir.
Perihal: Kelengkapan Dokumen – (Nama Anda)
Sayang Bpk/Ibu(Nama HRD),
Terima kasih atas email yang Anda kirim. Sesuai permintaan, saya telah melampirkan berkas lamaran lengkap (dokumen yang diperlukan, seperti CV terbaru, portofolio, sertifikat, dll). Mohon konfirmasi bahwa dokumen telah diterima dengan benar.
Jika diperlukan dokumen tambahan, saya siap mengirimkannya sesegera mungkin.
Hormat kami, (nama Anda) (nomor telepon) (alamat email)3. Respon Email terhadap Penolakan HRD
Anda mungkin menerima email penolakan setelah menghadiri wawancara atau mengirimkan lamaran. Meskipun hal ini mungkin membuat frustrasi, penting untuk merespons secara profesional dan menjaga hubungan baik dengan HR untuk mendapatkan peluang di masa depan.
Perihal: Tanggapan terhadap Keputusan Rekrutmen – (Nama Anda)
Sayang Bpk/Ibu(Nama HRD),
Terima kasih banyak atas kesempatan untuk mengikuti proses rekrutmen di (Nama Perusahaan). Meskipun saya tidak mempunyai kesempatan untuk bergabung (Nama Perusahaan), saya tetap menghormati keputusan Anda dan memahami bahwa keputusan ini adalah yang terbaik bagi perusahaan.
Saya harap kita mendapat kesempatan untuk bekerja sama di masa depan. Jangan ragu untuk menghubungi saya jika ada peluang lain yang cocok di masa depan. Terima kasih atas waktu dan perhatiannya.
Hormat kami, (nama Anda) (nomor telepon) (alamat email) 4. Menerima pekerjaan tanggapan email
Meskipun Anda telah menerima pekerjaan di perusahaan baru, Anda tetap perlu membalas email HR untuk menunjukkan profesionalisme dan antusiasme.
Perihal : Konfirmasi Penerimaan Penugasan – (Nama Anda)
Sayang Bpk/Ibu(Nama HRD),
Terima kasih atas pemberitahuan bahwa saya telah diterima untuk posisi (nama jabatan) di (nama perusahaan). Saya benar-benar merasa terhormat dan bersemangat untuk bergabung dengan tim (Nama Perusahaan).
Saya menyatakan siap untuk memulai pekerjaan sesuai kesepakatan sebelumnya [hari, tanggal mulai pekerjaan).
Saya menantikan kesempatan untuk berkontribusi dan belajar bersama tim (Nama Perusahaan). Terima kasih atas kepercayaan Anda pada saya.
Hormat kami, (Nama Anda) (Nomor Telepon) (Alamat Email)
Membalas email HRD dengan tepat merupakan langkah penting dalam menjaga profesionalisme Anda. Dengan mengetahui cara membalas email HRD dan mengikuti contoh di atas, Anda tetap bisa membalas email HRD secara efektif dan profesional. (avd/fef)
